7.12.2018 |

Arbeiten Ihre Mitarbeiter im Home Office oder sind Sie dabei, die Möglichkeiten dafür zu schaffen? Der Spagat zwischen selbständig von zu Hause aus Arbeiten und Teamintegration ist eine der größten Herausforderungen des flexiblen Arbeitsplatzes. Insbesondere wenn die meisten das Angebot annehmen oder Teilzeitmodelle in Anspruch genommen werden. Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie alle Mitarbeiter gleichzeitig im Büro haben, um eine Teamsitzung abzuhalten, ist gering. Der Koordinationsaufwand dafür möglicherweise immens.

Technische Unterstützung kann Ihnen diese Aufgabe zwar erleichtern, löst aber nicht die Grundfrage:

Wie halten Sie Ihr Team zusammen, haben die Arbeitsfortschritte im Blick und können rechtzeitig erkennen, wenn etwas aus dem Ruder läuft?

Nutzen Sie die drei K, um Heimarbeit und Teamgefühl zu verbinden :

Kommunikation | Kommunikation | Kommunikation

1. Kommunikation – zwischen Chef und Mitarbeiter

  • Legen Sie mit dem Mitarbeiter eindeutige Aufgaben und Erledigungstermine für die Arbeit zu Hause fest.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie mindestens einmal pro Woche mit dem Mitarbeiter über seine anstehenden Aufgaben sprechen, ob und welche Besonderheiten zu erwarten sind und wo es Abstimmungsbedarf gibt.
  • Vereinbaren Sie Erreichbarkeit und Antwortzeiten, z.B. auf Mails aus der Kanzlei wird innerhalb von 2 Stunden geantwortet. Rückrufe, die nicht entgegengenommen wurden (weil der Mitarbeiter kurz vom Arbeitsplatz weg war), werden innerhalb ½ Stunde beantwortet.
  • Melden Sie sich ab und zu mal morgens, wenn der Mitarbeiter im Homeoffice ist per WhatsApp oder Skype und wünschen Sie einen schönen Tag – so wie Sie den anwesenden Mitarbeitern (hoffentlich) regelmäßig einen guten Morgen wünschen.

2. Kommunikation – zwischen Mitarbeiter und Mitarbeiter

  • Fördern Sie den Informationstausch einzelner Mitarbeiter untereinander, bilden Sie beispielsweise Büro / Homeoffice – Tandems, die sich gegenseitig vertreten, wenn der jeweils andere seinen Homeoffice-Tag hat. Eingehende Telefonate und Mandantenanfragen werden vom Büro aus im Wechsel vom einen Mitarbeiter gesammelt und mittags per Telefonat oder Videokonferenz besprochen.
  • Schaffen Sie Möglichkeiten, dass sich die Mitarbeiter untereinander besser kennen lernen können. Wie wäre es mit einer Pinnwand in der Kanzlei, auf der Fotos der Homeoffice-Schreibtische aller Mitarbeiter angebracht werden. Monatlich werden die Fotos aktualisiert.

3. Kommunikation – im Team

  • Bringen Sie das gesamte Team zumindest einmal pro Monat persönlich an einen Tisch. Dieses Treffen sollte neben den Kanzleithemen auch persönliches wie Geburtstagsfeiern enthalten. Und wenn Sie Mitarbeiter haben, die gern für das Team kochen und backen, bringen diese damit ein Stück Familiengefühl ein, dass unbezahlbar ist.
  • Halten Sie einmal die Woche ein Teammeeting ab, bei dem sich alle die im Homeoffice befinden, per Online-Konferenz zuschalten. So stellen Sie sicher, dass alle Informationen bei allen ankommen. Je nach technischer Ausstattung ist es zumindest schon hilfreich, wenn die Mitarbeiter von außerhalb zuhören können und wissen was besprochen wird. Noch besser ist es natürlich mit Hilfe einer Video-Konferenz alle Mitarbeiter dazu zu schalten und sich einbringen zu können.
  • Zwei Betriebsfeste pro Jahr, davon zumindest eines mit den Familien, stärkt den Zusammenhalt.

Übrigens: viele dieser Ideen erleichtern auch die Zusammenarbeit, wenn alle im Büro arbeiten;-)

Die drei K für Home-Office Mitarbeiter

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